Política de tratamiento de la información

Andrés Vanegas Canosa, persona natural, con domicilio en Bogotá D. C., Colombia.

Dirección: Carrera 2 # 9-46, Bogotá D. C. Teléfono: 318 073 8729. Correo: datos@tutelaya.co.

Es el responsable del tratamiento y quien atiende directamente las peticiones, consultas y reclamos sobre sus datos.

Únicamente para estudiar el caso que usted nos cuenta, preparar el escrito que usted va a firmar, comunicarnos con usted sobre ese asunto y hacerle seguimiento si así lo pide. También para cumplir las obligaciones legales y contables que se derivan del servicio.

No vendemos su información, no la usamos para publicidad y no la entregamos a terceros distintos de los proveedores tecnológicos que la tratan por cuenta nuestra, que están obligados por contrato a guardarla y a no usarla para fines propios.

Al contarnos su caso es probable que nos entregue información sobre su salud o su situación personal. La ley protege esos datos de forma reforzada, y por eso le pedimos una autorización aparte de la general.

Usted no está obligado a autorizar ese uso, y puede usar el servicio sin marcar esa casilla. Ninguna parte del servicio se le niega por no autorizarlo.

La ley prohíbe tratar datos de menores de edad, salvo cuando el uso responde a su interés superior y respeta sus derechos. Cuando su caso involucre a un menor, quien autoriza es el padre, la madre o el representante legal, después de que el menor haya podido dar su opinión, que se tiene en cuenta según su madurez.

Contarnos datos de un menor es decisión suya y no está obligado.

Usted puede conocer, actualizar y rectificar sus datos. Puede pedir prueba de la autorización que nos dio. Puede preguntar qué uso les hemos dado. Y puede acceder gratuitamente a sus datos cuando lo pida.

También puede revocar la autorización que nos dio y pedir que borremos sus datos. Lo hacemos, con una sola excepción: cuando una norma o un contrato nos obliguen a conservarlos, y en ese caso se lo explicamos y le decimos hasta cuándo.

También puede quejarse ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Un requisito antes: la ley exige que primero nos haya escrito a nosotros, sea una consulta o un reclamo, y que hayamos respondido o se nos haya vencido el plazo.

Escríbanos a datos@tutelaya.co con su nombre, su documento y lo que necesita.

Las consultas se responden dentro de los diez días hábiles siguientes, y si no alcanzamos le avisamos por qué y le damos una nueva fecha, que no pasará de cinco días hábiles más. Los reclamos se atienden dentro de los quince días hábiles siguientes, y ese plazo se puede ampliar ocho días hábiles más, avisándole antes. Días hábiles son los de oficina, sin contar sábados, domingos ni festivos.

El plazo declarado al principio de esta política, que cubre las obligaciones legales, contables y de defensa derivadas del servicio. Cumplido, la suprimimos.

Si usted pide que la borremos antes, lo hacemos, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarla.

En servidores de empresas que la guardan y la procesan por cuenta nuestra, bajo contrato y siguiendo nuestras instrucciones. Hoy esos servidores están en Brasil y en Estados Unidos. Cuando le escribimos, el mensaje sale a través del servicio de correo que usamos, que está sujeto al mismo contrato.

Esas empresas son encargadas del tratamiento, no dueñas de su información. El contrato que tenemos con cada una las obliga a tratar sus datos únicamente para lo que usted autorizó, a mantener la seguridad de la información y a guardar reserva sobre ella. No pueden usarla para finalidades propias ni entregársela a nadie.

Esta figura es la que el artículo 2.2.2.25.5.1 del Decreto 1074 de 2015 llama transmisión, y es distinta de entregarle sus datos a un tercero para que haga con ellos lo suyo. Eso último no lo hacemos.

Tenemos una línea de WhatsApp para que pueda escribirnos. Lo que nos mande por ahí, incluidos los datos de salud que decida contarnos, queda alojado en el servicio de mensajería y en el teléfono de la empresa, y no en los servidores donde guardamos los casos.

Ese servicio es de un tercero que tiene sus propias condiciones y su propia política, y nosotros no controlamos cómo guarda los mensajes. Por eso conviene que lo sepa antes de escribir: si prefiere que su caso viaje solo por el formulario y por correo, no nos escriba por WhatsApp y use el formulario del sitio, que es donde el tratamiento queda enteramente bajo las reglas de esta política.

Cuando su caso entra por WhatsApp y decidimos estudiarlo, lo trasladamos al expediente del caso y a partir de ahí se trata igual que cualquier otro. Puede pedirnos que borremos la conversación cuando quiera.

Para redactar usamos herramientas informáticas de asistencia, incluidas herramientas de inteligencia artificial, con servidores en Estados Unidos. El contenido de su caso se les entrega para preparar su escrito y para ninguna otra cosa.

En la cuenta con la que trabajamos está desactivada la opción que permitiría usar ese contenido para entrenar sus sistemas. Cómo se preparan los escritos está explicado en cómo usamos la inteligencia artificial.

Su información viaja cifrada, se guarda con acceso restringido y solo la ven las personas que trabajan en su caso, que están obligadas a la reserva incluso después de terminar su vinculación. Si llegara a ocurrir un incidente de seguridad, lo reportamos a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los quince días hábiles siguientes a que lo detectemos.

Si cambiamos algo importante de esta política, en especial quién responde por los datos o para qué se usan, se lo avisamos antes de aplicarlo, y le pedimos una nueva autorización cuando el cambio toque la finalidad.